De formulario web a CRM: guarda cada contacto en Sheets y envía un email de bienvenida automático

Cuando alguien rellena el formulario de contacto de tu web, cada minuto cuenta. Cuanto antes responde un negocio, más probable es cerrar la venta. Con este escenario de Make, cada contacto se guarda en una hoja de Google Sheets que funciona como un CRM sencillo, y recibe al instante un correo de bienvenida desde tu Gmail.

Lo que necesitas

• Un formulario que pueda enviar los datos a un webhook. Lo admiten Tally, Typeform, Jotform, Webflow, WordPress con plugins de formularios y muchos más. Google Forms también funciona, pero mejor con el módulo propio de Google Forms de Make.
• Una cuenta de Make, Google Sheets y Gmail.

Paso 1. Prepara la hoja

Crea en Sheets una hoja llamada Contactos con estos encabezados:

Fecha | Nombre | Email | Teléfono | Mensaje | Origen | Estado

La columna Estado la usarás tú a mano (Nuevo, Contactado, Cliente, Descartado). Es lo que convierte una lista en un CRM básico.

Paso 2. Crea el webhook en Make

1. Crea un escenario nuevo y añade el módulo Webhooks, opción Custom webhook.
2. Pulsa Add, ponle un nombre (formulario-web) y copia la dirección que te da Make.
3. Pega esa dirección en la configuración de tu formulario, en el apartado de webhooks o integraciones.
4. En Make, pulsa Run once y envía el formulario de prueba desde tu web.

Make detectará automáticamente qué campos llegan (nombre, email, mensaje, etc.) y podrás usarlos en los siguientes módulos.

Paso 3. Guarda el contacto en Sheets

Añade el módulo de Google Sheets para añadir una fila (Add a Row):

• Fecha: usa la función now de Make para guardar la fecha y hora de llegada.
• Nombre, Email, Teléfono, Mensaje: los campos del webhook.
• Origen: escribe a mano el nombre del formulario, por ejemplo Web - contacto.
• Estado: escribe Nuevo.

Paso 4. Envía el correo de bienvenida

Añade el módulo de Gmail para enviar un correo (Send an Email):

• Para: el email del contacto.
• Asunto: Gracias por escribirnos, {{nombre}}
• Contenido:

Hola {{nombre}}:

Gracias por contactar con [TU NEGOCIO]. Hemos recibido tu mensaje y te responderemos
en menos de 24 horas laborables.

Mientras tanto, puedes ver nuestros servicios y precios en: [ENLACE]

Un saludo,
[TU NOMBRE]

Sustituye las llaves por el campo del nombre que llega del webhook.

Paso 5 (opcional). Personaliza la respuesta con IA

Si quieres que el correo responda al contenido del mensaje, añade entre Sheets y Gmail un módulo de IA (Claude u OpenAI) con un prompt como:

Eres el asistente de [TU NEGOCIO]. Escribe UNA frase cordial (máximo 30 palabras)
que muestre que hemos leído el mensaje del cliente. No respondas a su pregunta
ni des precios, solo confirma que lo hemos entendido.

Mensaje del cliente:
{{mensaje}}

Inserta esa frase en el correo, después del saludo. Así cada persona recibe un mensaje que no parece una plantilla, pero sin que la IA prometa nada en tu nombre.

Paso 6. Avísate a ti mismo

Añade una ruta con un Router y un segundo módulo que te avise: un correo a tu dirección, un mensaje de Telegram o de Slack con el nombre y el mensaje del contacto. Así no dependes de abrir la hoja para enterarte.

Paso 7. Prueba y activa

1. Envía el formulario dos o tres veces con datos distintos, incluido uno sin teléfono.
2. Comprueba que se crea la fila, que llega el correo de bienvenida y el aviso.
3. Activa el escenario. Con un webhook, Make se ejecuta al instante cada vez que llega un formulario.

Errores habituales

• El correo llega a spam: escribe un texto natural, sin mayúsculas ni demasiados enlaces. Si usas un dominio propio, configura correctamente su SPF y DKIM.
• Campos vacíos: si el formulario cambia de estructura, vuelve a pulsar Redetermine data structure en el webhook.
• Contactos de prueba mezclados con reales: borra las filas de prueba antes de activarlo.

Protección de datos

Estás guardando datos personales. Asegúrate de que tu formulario:

• Incluye una casilla de aceptación de la política de privacidad.
• Informa de que usarás los datos para responder a la consulta.
• No envía correos comerciales sin consentimiento expreso.

Conclusión

Con un webhook, una hoja de cálculo y un correo automático, ningún contacto se queda sin respuesta y todos quedan registrados en un mismo sitio. Es la base de un CRM sencillo que puedes ampliar más adelante con recordatorios de seguimiento o avisos de clientes sin respuesta.