Guarda automáticamente las facturas que te llegan por correo en Google Drive y Sheets

Cada trimestre la misma escena: buscar en el correo todas las facturas de proveedores, descargarlas una por una y enviárselas a la gestoría. Con este escenario de Make, las facturas se guardan solas en Google Drive en cuanto llegan, y cada una queda apuntada en una hoja de Google Sheets con su fecha, remitente y enlace.

Lo que vas a construir

1. Make vigila una etiqueta de Gmail donde caen las facturas.
2. Por cada correo nuevo, recorre sus archivos adjuntos.
3. Guarda los PDF en una carpeta de Drive.
4. Añade una fila en Sheets con los datos del correo y el enlace al archivo.

Paso 1. Prepara Gmail, Drive y Sheets

En Gmail, crea una etiqueta llamada Facturas y un filtro que la aplique automáticamente. Por ejemplo:

• Correos con archivo adjunto que contengan «factura» en el asunto.
• O correos de remitentes concretos (tu compañía de luz, telefonía, proveedores habituales).

En Google Drive, crea una carpeta Facturas recibidas.

En Google Sheets, crea una hoja llamada Registro de facturas con estos encabezados en la fila 1:

Fecha | Remitente | Asunto | Archivo | Enlace

Paso 2. Vigila los correos con la etiqueta

En Make, crea un escenario nuevo:

1. Añade el módulo de Gmail que vigila correos (Watch Emails).
2. Conecta tu cuenta y elige la etiqueta Facturas.
3. Marca que procese solo correos no leídos y limita los resultados a 10 mientras pruebas.

Envíate un correo de prueba con un PDF adjunto y la palabra «factura» en el asunto, y pulsa Run once para ver los datos que llegan.

Paso 3. Recorre los adjuntos

Un correo puede traer varios archivos. Para tratarlos uno a uno:

1. Añade un módulo Iterator (en las herramientas de flujo de Make).
2. En el campo Array, elige la lista de adjuntos (Attachments) del módulo de Gmail.

A partir de aquí, cada módulo se ejecutará una vez por cada archivo.

Paso 4. Quédate solo con los PDF

Entre el Iterator y el siguiente módulo, haz clic en la línea que los une y añade un filtro:

• Condición: el nombre del archivo termina en .pdf (sin distinguir mayúsculas y minúsculas).

Así evitas guardar logotipos o imágenes de las firmas de correo.

Paso 5. Guarda el archivo en Drive

Añade el módulo de Google Drive para subir un archivo (Upload a File):

• Carpeta: Facturas recibidas.
• Archivo: el nombre y los datos que salen del Iterator.

Si quieres tenerlo más ordenado, puedes crear subcarpetas por mes. Make permite construir el nombre de la carpeta con la fecha del correo usando la función formatDate, por ejemplo con el formato YYYY-MM.

Paso 6. Apúntala en Sheets

Añade el módulo de Google Sheets para añadir una fila (Add a Row):

• Hoja: Registro de facturas.
• Fecha: la fecha del correo.
• Remitente: la dirección del remitente.
• Asunto: el asunto del correo.
• Archivo: el nombre del PDF.
• Enlace: el enlace web del archivo que devuelve el módulo de Drive.

Paso 7. Prueba y activa

1. Envíate dos o tres correos de prueba, uno con varios adjuntos.
2. Pulsa Run once y revisa Drive y Sheets.
3. Si todo está bien, activa la programación del escenario. Para facturas, una vez cada hora es más que suficiente.

Mejoras opcionales

Extraer el importe con IA

Si tus proveedores incluyen el importe en el texto del correo, puedes añadir un módulo de IA (Claude u OpenAI) antes de Sheets con un prompt como:

Del siguiente correo, extrae solo estos datos en formato JSON:
{"proveedor": "", "numero_factura": "", "importe_total": "", "fecha_factura": ""}
Si un dato no aparece, déjalo vacío. No inventes nada.

Correo:
{{texto del correo}}

Revisa siempre los importes antes de usarlos en la contabilidad: la IA puede equivocarse con los números.

Compartir la carpeta con la gestoría

Comparte la carpeta Facturas recibidas con tu gestoría en modo lectura. Tendrá los documentos siempre al día sin que tengas que enviar nada.

Errores habituales

• No detecta los correos: comprueba que el filtro de Gmail aplica la etiqueta y que los correos llegan como no leídos.
• Se guardan imágenes de firmas: revisa el filtro del paso 4.
• Archivos duplicados: si reenvías un correo antiguo, Make lo tratará como nuevo. Es normal.

Privacidad

Las facturas contienen datos fiscales. Al conectar Make, esos datos pasan por sus servidores. Revisa sus condiciones de privacidad y, si trabajas con datos de clientes, comprueba si necesitas un acuerdo de encargado del tratamiento.

Conclusión

Con cinco módulos (Gmail, Iterator, filtro, Drive y Sheets) tienes un archivo de facturas que se mantiene solo. El próximo trimestre, en lugar de rebuscar en el correo, solo tendrás que abrir una carpeta.