Prompts de ChatGPT para crear presupuestos en Excel (con fórmulas incluidas)

Hacer un presupuesto suele ser una mezcla de tareas mecánicas: copiar conceptos, poner precios, calcular el IVA, aplicar un descuento y dejarlo presentable. Un asistente como ChatGPT o Claude puede encargarse de casi todo, siempre que le pidas las cosas de la forma adecuada.

La idea de este artículo no es que la IA calcule el presupuesto por ti (los modelos de lenguaje pueden equivocarse con las cuentas), sino que construya la estructura y las fórmulas para que sea Excel quien haga los cálculos. Así cada número es comprobable.

Todos los prompts funcionan igual en ChatGPT y en Claude. Copia, sustituye lo que está entre corchetes y pega.

La regla de oro: pide fórmulas, no resultados

Compara estas dos peticiones:

• «Calcúlame el total de este presupuesto con IVA».
• «Dame la tabla con fórmulas de Excel para que el total se calcule solo».

La primera te devuelve un número que tendrás que comprobar a mano. La segunda te devuelve una hoja que se recalcula sola si cambias una cantidad. Usa siempre la segunda.

Prompt 1. De notas desordenadas a tabla de conceptos

Ideal para cuando tienes los apuntes de una visita o una llamada con el cliente.

Actúa como asistente administrativo. Convierte estas notas en una tabla para Excel con las columnas:
Concepto | Descripción | Cantidad | Unidad | Precio unitario (€)

Reglas:
- Una fila por concepto. No inventes conceptos que no estén en las notas.
- Si falta un precio o una cantidad, deja la celda vacía y márcala con "REVISAR".
- Devuelve la tabla en formato de texto separado por tabulaciones para pegarla directamente en Excel.

Notas:
[pega aquí tus notas]

El formato separado por tabulaciones es el truco: al pegarlo en la celda A1, cada valor cae en su columna.

Prompt 2. Añadir las fórmulas de importe, IVA y total

Una vez tienes la tabla en Excel, pide las fórmulas indicando exactamente dónde está cada cosa:

Tengo en Excel (versión en español) una tabla de presupuesto en A1:E12.
Fila 1 = encabezados. Columnas: A Concepto, B Descripción, C Cantidad, D Unidad, E Precio unitario.
Quiero:
1. Columna F "Importe" = cantidad por precio unitario, en cada fila.
2. Debajo de la tabla: Base imponible, IVA al 21 % y Total.
3. Redondeo a 2 decimales en el IVA y el total.

Dame las fórmulas exactas, indicando la celda donde va cada una, usando nombres de función en español.

La respuesta debería parecerse a esto:

F2: =C2*E2   (arrastrar hasta F12)
F14: =SUMA(F2:F12)                 → Base imponible
F15: =REDONDEAR(F14*0,21;2)        → IVA 21 %
F16: =REDONDEAR(F14+F15;2)         → Total

Fíjate en dos detalles que debes comprobar siempre: que use punto y coma como separador de argumentos y coma decimal (así funciona Excel configurado en español de España), y que los nombres de función estén en español (SUMA, REDONDEAR, SI). Si te los da en inglés, pídele que los traduzca.

Prompt 3. Descuentos por volumen sin complicarte

En la tabla anterior quiero aplicar un descuento según la base imponible (celda F14):
- Hasta 1.000 €: sin descuento.
- De 1.000 € a 3.000 €: 5 %.
- Más de 3.000 €: 8 %.

Dame una fórmula de Excel en español para calcular el importe del descuento en F15
y reorganiza las fórmulas de IVA y total para que se apliquen sobre la base ya descontada.
Explica en una línea qué hace cada fórmula.

Pedir la explicación de cada fórmula no es un capricho: te permite detectar si la IA ha entendido mal un tramo, que es el error más común con los descuentos escalonados.

Prompt 4. Retención de IRPF para autónomos

Si facturas a empresas como autónomo en España, probablemente tengas que aplicar una retención de IRPF. El tipo general es del 15 % y existe un tipo reducido para quienes inician actividad. Comprueba cuál te corresponde con tu asesoría.

Añade a mi presupuesto una línea de retención de IRPF del [15] % calculada sobre la base imponible
(después de descuentos), que se reste del total. El IVA se calcula sobre la base, no sobre la base menos la retención.
Indica las celdas y fórmulas en Excel en español.

Prompt 5. Redactar las condiciones del presupuesto

La parte de texto es donde los modelos de lenguaje brillan de verdad:

Redacta las condiciones de un presupuesto para [tipo de servicio] con este estilo: claro, profesional y breve.
Incluye: validez de la oferta ([30] días), forma de pago ([50 % al aceptar, 50 % a la entrega]),
plazo estimado ([tres semanas]) y qué no incluye el presupuesto ([desplazamientos fuera de la ciudad]).
Máximo 120 palabras, en viñetas.

Prompt 6. Convertirlo en una plantilla reutilizable

Cuando el presupuesto funcione, conviértelo en plantilla:

Con esta estructura de presupuesto, diseña una plantilla de Excel reutilizable:
- Zona superior con datos del cliente (nombre, NIF, dirección, fecha y número de presupuesto).
- Tabla de conceptos de 20 filas con las fórmulas ya puestas que no muestren nada si la fila está vacía.
- Zona de totales con descuento, IVA e IRPF.
Dame las fórmulas usando SI para que las filas vacías no muestren ceros.

La fórmula clave que obtendrás será del estilo =SI(C2="";"";C2*E2), que deja la celda en blanco hasta que rellenas la cantidad.

Cómo comprobar que el presupuesto está bien

Antes de enviarlo, dedica dos minutos a estas comprobaciones:

1. Cambia una cantidad y verifica que el importe, el IVA y el total se actualizan.
2. Haz una cuenta a mano de una fila al azar.
3. Revisa el tipo de IVA de cada concepto. No todos los productos y servicios tributan al 21 %: algunos tienen tipos reducidos.
4. Lee las condiciones como si fueras el cliente. ¿Hay algo que prometa más de lo que puedes cumplir?

Qué datos no deberías pegar en el chat

Para crear la estructura no necesitas datos reales del cliente. Usa nombres genéricos («Cliente A») y añade los datos verdaderos directamente en Excel. Si trabajas con información confidencial, revisa la configuración de privacidad de tu cuenta, porque algunas versiones permiten que tus conversaciones se usen para mejorar los modelos salvo que lo desactives.

Resumen

La IA es excelente para ordenar notas, proponer estructuras, escribir fórmulas y redactar condiciones. Excel es excelente calculando. Si combinas ambos, con la regla de pedir fórmulas en lugar de resultados, tendrás presupuestos más rápidos y, sobre todo, verificables.