Prompts para escribir correos difíciles: reclamar un pago, decir que no y subir precios

Hay correos que se quedan días en borradores: el que reclama una factura que lleva dos meses sin pagar, el que rechaza un proyecto que no te conviene o el que anuncia a tus clientes que subes las tarifas. Son difíciles por el tono, no por el contenido. Y ahí la IA es especialmente útil.

La regla de oro: dale la relación, no solo el mensaje

El tono correcto depende de la relación con el destinatario. Incluye siempre:

• Quién es (cliente nuevo, de años, un contacto importante).
• Qué ha pasado hasta ahora.
• Qué resultado buscas (cobrar, mantener la relación, ambas cosas).

1. Reclamar un pago

Primer recordatorio

Soy [diseñadora gráfica autónoma]. Un cliente, [nombre de la empresa], tiene pendiente
la factura [número] de [importe] €, que vencía el [fecha]. Es un buen cliente y quiero
mantener la relación.

Escribe un primer recordatorio amable, de máximo 80 palabras, que asuma que ha sido
un despiste, indique el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento,
y adjunte de nuevo la factura. Tono cordial, sin reproches.

Segundo recordatorio, más firme

Han pasado 15 días desde el primer recordatorio y no he recibido respuesta ni el pago.

Escribe un segundo correo más firme pero educado. Debe:
- Recordar el primer aviso.
- Pedir una fecha concreta de pago en un plazo de 7 días.
- Mencionar que, si hay algún problema con la factura, me lo indiquen.
Máximo 100 palabras. Sin amenazas.

Último aviso

Escribe un último aviso formal. Indica que, si el pago no se realiza antes del [fecha],
me veré obligado a iniciar las acciones oportunas para reclamarlo. Tono profesional
y neutro, sin emociones. Máximo 100 palabras.

Antes de mencionar acciones legales, consulta con tu asesoría qué pasos te convienen. Revisa también lo que dice tu contrato o presupuesto sobre los plazos de pago.

2. Decir que no a un encargo

Un posible cliente me ha pedido [describir el encargo]. No lo voy a aceptar porque
[motivo real: no encaja con lo que hago / no tengo disponibilidad / el presupuesto
no da para hacerlo bien].

Escribe una respuesta que:
- Agradezca que haya pensado en mí.
- Rechace el encargo de forma clara, sin dar demasiadas explicaciones.
- Deje la puerta abierta para futuros proyectos [o recomiende a otro profesional].
Máximo 90 palabras. Tono cercano.

Un «no» claro y amable deja mejor recuerdo que un «sí» que luego no puedes cumplir.

3. Anunciar una subida de precios

Voy a subir mis tarifas un [8] % a partir del [1 de enero]. Motivos reales:
[más años de experiencia, aumento de costes, nuevos servicios incluidos].
Mis clientes son en su mayoría [pequeñas empresas con las que trabajo desde hace años].

Escribe un correo para anunciarlo que:
- Avise con suficiente antelación y dé la fecha exacta.
- Explique brevemente el motivo, sin pedir perdón.
- Destaque lo que el cliente sigue recibiendo.
- Ofrezca mantener el precio actual en los trabajos que se confirmen antes de la fecha.
Máximo 150 palabras. Tono seguro y agradecido.

4. Responder a una queja

Un cliente se queja de [describe la queja]. Tiene razón en [parte en la que tiene razón],
pero no en [parte en la que no].

Escribe una respuesta que reconozca primero lo que tiene razón, explique con calma
la otra parte y proponga una solución concreta: [solución]. Máximo 120 palabras.

Cómo revisar el borrador

Antes de enviar, lee el correo en voz alta y pregúntate:

1. ¿Lo diría así en persona? Si suena demasiado formal o demasiado meloso, pide a la IA que lo ajuste.
2. ¿Están bien los datos? Número de factura, importe, fechas.
3. ¿Queda claro qué esperas del destinatario y para cuándo?

Conclusión

La IA no hace que estos correos sean agradables, pero sí que dejen de ser un bloqueo. Con el contexto adecuado, en dos minutos tienes un borrador con el tono justo que solo necesita tus retoques. Lo difícil ya no es escribirlo, sino pulsar enviar.